Ahogy gyűltek a munkáim, éreztem, hogy szükségem lenne egy rendszerre, amelynek segítségével fel tudom jegyezni a teendőket, nyomon tudom követni a folyamatokat, össze tudok rakni projekteket és kampányokat. Nem mellesleg pedig az is szempont volt, hogy ha az ügyfeleim igény tartanak rá, ők is jobban ráláthassanak jobban a munkámra, esetleg együtt is tudjunk dolgozni, gondolkodni.

Kipróbáltam számtalan eszközt, de egyik sem vált be igazán, miután felvezettem a projektjeimet – bár gyakran idáig sem jutottam –, többet nem léptem be a felületre. Nem gondolnám, hogy túl nagy elvárásaim voltak: fel lehessen vinni külön-külön a projekteket, majd azon belül is további feladatlistákat létrehozni, az aktuális teendőket pedig látni egyben.

A minap hívták fel a figyelmem a Basecampre, ami talán még többet is tud, mint amire igényem lett volna. Eredetileg olyan cégeknek találták ki, ahol jól elkülönülnek a munkacsoportok, és azok tagjai külön-külön tudnak dolgozni, valamint egyéb projekteken és eseményeken pedig együtt is tudnak munkálkodni – ezért egy három részre osztott képernyőt láthatunk: van a HQ, ahol az egész szervezet összes tagja tud kommunikálni, vannak a teamek, ahol a munkacsoportok különülnek szét, valamint vannak a projektek. Mindezeken belül pedig tudunk csetelni a hozzárendelt személyekkel, üzeneteket megosztani egymással, feladatlistákat létrehozni, naptárban vezetni az eseményeket, fájlokat feltölteni stb. De beszéljen helyettem ez a videó: 

Először nem voltam kibékülve a designnal, de amint installáltam a munkáimat, úgy éreztem, még a kinézete is letisztult a felületnek. Íme, én hogyan szabtam személyre a rendszert: a projektjeimet teamekként vittem fel, utána pedig külön-külön meghívtam az ügyfeleimet és a kollégáimat. A chaten feltehetjük egymásnak a kérdéseinket, a közös naptárban láthatjuk, mikor lesz legközelebb meeting stb. Ami nagyon tetszik, hogy a dokumentumokhoz be tudom linkelni a Google Drive-ról a fájljaimat, így mindent látok egy helyen.

És ami a legfontosabb: a feladatlisták. A Basecamp feladatlistái kitűnően működnek kontent-kalendáriumként is. Külön-külön fel tudom vinni a csatornákat, azok alá pedig feljegyezni a tartalmakat, amikhez dátumot és felelőst tudok hozzárendelni. Fontos, hogy a feladatainkat hozzárendeljük magunkat mindig felelősként, hiszen így fogjuk látni az összesítésben is az aktuális teendőinket (amit a főoldalon „My Assignments“ néve találunk).

És amint kész egy teendő, ki is lehet pipálni! Szerintem az egyik legjobb érzés  a világon.

A jó workflow kialakításához szerintem elengedhetetlen egyfajta rendszer kialakítása. Szükséges, hogy átlássuk teendőinket, hogy nyomon tudjuk követni a folyamatokat, ezáltal még hatékonyabbá válhassunk. Persze az analóg módszereket sem érdemes elhagyni, hiszen egy notesz sosem fog lemerülni.